Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „KiCo Beelitz“ (Kids Connect Beelitz) ist:

Stadt Beelitz
Der Bürgermeister
Berliner Straße 202
14547 Beelitz

Telefon: 033204 391-0
E-Mail: info@beelitz.de

Die Stadt Beelitz entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von KiCo Beelitz.

2. Datenschutzbeauftragter

Hardy Brüggemann c/o kpp group GmbH
Berliner Straße 112a
13189 Berlin

Tel.: 030 20673 72 0
E-Mail: datenschutz@beelitz.de

Bitte kennzeichnen Sie vertrauliche Anfragen mit dem Hinweis „Datenschutz“.

3. Zweck der Anwendung

KiCo Beelitz dient der Organisation und Durchführung der Essensversorgung in Einrichtungen der Stadt Beelitz.

Hierzu gehören insbesondere Schulen, Kindertagesstätten, Horte und weitere kommunale Einrichtungen, die an die Essensversorgung angeschlossen sind.

Die Anwendung ermöglicht insbesondere:

• die Registrierung und Verwaltung von Benutzerkonten,
• die Zuordnung von Kindern zu Eltern oder Sorgeberechtigten,
• die Verwaltung von Einrichtungen, Klassen und Gruppen,
• die automatische oder manuelle Bestellung von Essen,
• die Abmeldung von der Essensversorgung,
• die Auswahl angebotener Menüs,
• die Bereitstellung und Anzeige von Speiseplänen,
• die Erstellung von Küchen- und Verwaltungsübersichten,
• die Erstellung und Verwendung von Essenskarten und QR-Codes,
• die Dokumentation der Essensausgabe,
• den Versand notwendiger E-Mails und Systembenachrichtigungen,
• die freiwillige Berücksichtigung von Allergien und Unverträglichkeiten.

4. Verarbeitete personenbezogene Daten

Je nach Benutzerrolle und Nutzung der Anwendung können insbesondere die nachfolgend beschriebenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Benutzerkonten

Bei der Registrierung und Nutzung eines Benutzerkontos werden insbesondere verarbeitet:

• Name oder Anzeigename,
• E-Mail-Adresse,
• Benutzerrolle und Berechtigungen,
• Kontostatus,
• Zeitpunkt der Registrierung,
• Zeitpunkt bestimmter Änderungen,
• Zeitpunkt der letzten Nutzung,
• technische Informationen zu Anmelde- und Sicherheitsvorgängen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. In der Datenbank wird ausschließlich ein technisch erzeugter Passwort-Hash gespeichert.

Daten der Kinder

Für die Organisation der Essensversorgung können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:

• Vorname und Nachname,
• Geburtsdatum,
• interne Identifikations- oder PK-Nummer,
• zugeordnete Einrichtung,
• Klasse, Gruppe oder Jahrgangsstufe,
• Beginn und Ende der Teilnahme,
• Zuordnung zu Eltern oder Sorgeberechtigten,
• Status der Freischaltung beziehungsweise Beanspruchung des Kindes.

Bestell- und Abmeldedaten

Im Rahmen der Essensversorgung werden insbesondere verarbeitet:

• bestellte oder abgemeldete Essenstage,
• ausgewähltes Menü,
• Standardmenü,
• automatische oder manuelle Bestellweise,
• Einstellungen für Ferien- und Schließtage,
• Datum und Zeitpunkt von Bestellungen und Änderungen,
• zuständige Einrichtung und Küche.

Verwaltungs- und Importdaten

Berechtigte Beschäftigte können Kinder-, Einrichtungs- und Zuordnungsdaten in KiCo Beelitz anlegen, ändern oder importieren.

Dabei können zusätzlich verarbeitet werden:

• Zeitpunkt eines Imports,
• ausführendes Benutzerkonto,
• Anzahl und Ergebnis der importierten Datensätze,
• technische Fehler- oder Prüfhinweise.

5. Allergien und Unverträglichkeiten

Eltern und Sorgeberechtigte können freiwillig Allergien und Unverträglichkeiten eines Kindes in KiCo Beelitz hinterlegen.

Diese Angaben lassen Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand des Kindes zu. Sie werden daher als besonders geschützte Gesundheitsdaten behandelt.

Die Angaben werden verarbeitet, um:

• mögliche Allergene in Speiseplänen zu erkennen,
• Warnhinweise innerhalb von KiCo Beelitz anzuzeigen,
• die zuständige Küche über relevante Allergien oder Unverträglichkeiten zu informieren,
• gesundheitliche Risiken bei der Essensversorgung möglichst zu vermeiden.

Allergie- und Unverträglichkeitsangaben werden nur gespeichert, wenn ein Elternteil oder eine sorgeberechtigte Person zuvor ausdrücklich in die Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe an die zuständige Küche eingewilligt hat.

Zur Dokumentation der Einwilligung können insbesondere gespeichert werden:

• das betroffene Kind,
• das einwilligende Benutzerkonto,
• Datum und Uhrzeit der Einwilligung,
• die verwendete Fassung des Einwilligungstextes,
• eine technische Prüfsumme des Einwilligungstextes,
• Datum und Uhrzeit eines späteren Widerrufs.

Die Angabe von Allergien und Unverträglichkeiten ist freiwillig. KiCo Beelitz kann grundsätzlich auch ohne diese Angaben genutzt werden.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Beim Widerruf werden die hinterlegten Allergie- und Unverträglichkeitsangaben aus der aktiven Verarbeitung entfernt und nicht mehr in Küchenübersichten oder Warnhinweisen angezeigt.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

KiCo Beelitz ersetzt keine medizinische Beratung. Trotz der hinterlegten Angaben können kurzfristige Änderungen von Zutaten, Rezepturen oder mögliche Kreuzkontaminationen nicht vollständig ausgeschlossen werden.

6. QR-Code und Essensausgabe

Für jedes teilnehmende Kind kann ein individueller QR-Code erstellt werden.

Der QR-Code enthält eine technische Kennung, über die das Kind innerhalb des geschützten Systems zugeordnet werden kann. Er soll keine unmittelbar lesbaren personenbezogenen Angaben wie Name oder Geburtsdatum enthalten.

Bei der Verwendung des QR-Codes können insbesondere verarbeitet werden:

• technische Kennung des QR-Codes,
• zugeordnetes Kind,
• Datum und Uhrzeit des Scanvorgangs,
• zuständige Einrichtung oder Ausgabestelle,
• ausgewähltes Menü,
• Berechtigungsstatus,
• Information, ob ein Essen bereits ausgegeben wurde,
• technische Kennung und Bezeichnung des eingesetzten Scanners.

Für die QR-Code-Erfassung kann die Kamera des eingesetzten Endgerätes verwendet werden. Der Zugriff auf die Kamera erfolgt erst nach einer Freigabe im Browser.

Das Kamerabild wird grundsätzlich nur zur Erkennung des QR-Codes auf dem Endgerät verarbeitet. Es wird nicht als Foto oder Video in KiCo Beelitz gespeichert. An den Server wird ausschließlich der ausgelesene QR-Code beziehungsweise die daraus gewonnene technische Kennung übertragen.

7. E-Mails und Benachrichtigungen

KiCo Beelitz kann E-Mails und Systembenachrichtigungen versenden.

Hierzu gehören insbesondere:

• Nachrichten zur Registrierung,
• Nachrichten zum Zurücksetzen eines Passworts,
• Bestell- und Verwaltungsinformationen,
• tägliche oder wöchentliche Küchenberichte,
• individuell geplante Benachrichtigungen,
• technische Status- oder Fehlermeldungen.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse des Empfängers,
• Benutzerrolle oder Empfängergruppe,
• Inhalt der Nachricht,
• Versandzeitpunkt,
• technischer Versandstatus,
• zugeordnete Einrichtung oder Küche,
• gegebenenfalls mitgesendete Dateien.

E-Mails werden nur an Empfänger versendet, die aufgrund ihrer Aufgabe, Benutzerrolle oder Zuordnung zum Empfang berechtigt sind.

8. Speisepläne und hochgeladene Dateien

Berechtigte Benutzer können Speisepläne und weitere für die Essensversorgung erforderliche Dateien hochladen.

Dabei können verarbeitet werden:

• Dateiname,
• Dateiinhalt,
• zugeordnete Einrichtung oder Küche,
• Zeitraum des Speiseplans,
• Zeitpunkt des Uploads,
• hochladendes Benutzerkonto,
• Ergebnisse einer automatisierten Erkennung oder Prüfung.

Hochgeladene Dateien werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Organisation und den Nachweis der Essensversorgung benötigt werden.

9. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung von KiCo Beelitz und zur Durchführung der kommunalen Essensversorgung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 5 Abs. 1 Brandenburgisches Datenschutzgesetz,
• den für die Stadt Beelitz geltenden kommunal-, schul-, betreuungs- und verwaltungsrechtlichen Vorschriften,
• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO, soweit gesetzliche Verpflichtungen erfüllt werden müssen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die in der Zuständigkeit der Stadt Beelitz liegenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Organisation, Verwaltung und Durchführung der Essensversorgung zu erfüllen.

Die Verarbeitung freiwillig angegebener Allergien und Unverträglichkeiten erfolgt auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung gemäß:

• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO,
• Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Empfänger der Daten

Innerhalb von KiCo Beelitz erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Dies können insbesondere sein:

• Eltern und Sorgeberechtigte hinsichtlich der ihnen zugeordneten Kinder,
• berechtigte Beschäftigte der jeweiligen Einrichtung,
• Beschäftigte von Sekretariat und Verwaltung,
• berechtigte Mitarbeitende der zuständigen Küche,
• Mitarbeitende der Essensausgabe,
• Administratoren und Superadministratoren,
• mit Betrieb, Wartung oder Hosting beauftragte technische Dienstleister.

Die Küche erhält nur die Informationen, die für Planung, Zubereitung, Ausgabe und Kontrolle der Essensversorgung erforderlich sind.

Allergie- und Unverträglichkeitsangaben werden nur an berechtigte Mitarbeitende weitergegeben, soweit dies für die Essensversorgung erforderlich ist und eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Marketingzwecken findet nicht statt.

11. Auftragsverarbeitung und technische Dienstleister

Die Stadt Beelitz kann für Hosting, Datensicherung, Wartung, E-Mail-Versand oder technische Unterstützung externe Dienstleister einsetzen.

Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag der Stadt Beelitz verarbeiten, werden sie durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet.

Die Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur entsprechend den Weisungen der Stadt Beelitz und ausschließlich für die vereinbarten Zwecke verarbeiten.

12. Externe Softwarebibliotheken

Einzelne Bereiche von KiCo Beelitz können technisch erforderliche Softwarebibliotheken von externen Bereitstellungsdiensten laden.

Dies betrifft derzeit insbesondere:

• die QR-Code-Erkennung auf Scanner-Endgeräten,
• die grafische Darstellung technischer Systeminformationen.

Beim Abruf einer extern bereitgestellten Softwarebibliothek kann der jeweilige Anbieter insbesondere folgende technische Daten erhalten:

• IP-Adresse des Endgerätes,
• Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• angeforderte Datei,
• Browsertyp und Betriebssystem,
• zuvor aufgerufene Seite,
• technische Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweils aufgerufenen Funktion.

Soweit möglich, sollen erforderliche Softwarebibliotheken künftig direkt innerhalb von KiCo Beelitz bereitgestellt werden, um Verbindungen zu externen Bereitstellungsdiensten zu vermeiden.

13. Ferien- und Feiertagsdaten

Für die Einrichtung von Ferienzeiten kann KiCo Beelitz öffentlich verfügbare Ferien- und Feiertagsdaten von externen Informationsdiensten abrufen.

Der Abruf erfolgt serverseitig. Dabei werden grundsätzlich keine Namen, Kontodaten, Kinderdaten oder Essensbestellungen an den Informationsdienst übermittelt.

Übertragen werden lediglich die für die Abfrage erforderlichen Angaben, beispielsweise:

• Bundesland,
• gewünschter Zeitraum,
• Sprache,
• technische Verbindungsdaten des Servers.

14. Server-Protokolldaten

Bei der Nutzung von KiCo Beelitz können durch den Webserver automatisch technische Informationen verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Funktion,
• übertragene Datenmenge,
• Browsertyp und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• HTTP-Statuscode,
• Fehlermeldungen,
• sicherheitsrelevante Ereignisse.

Diese Daten werden benötigt, um KiCo Beelitz bereitzustellen, Fehler zu analysieren, Missbrauch zu erkennen und die Sicherheit des Systems zu gewährleisten.

Protokolldaten werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls, zur Fehleranalyse oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

15. Cookies und lokale Speicherung im Browser

KiCo Beelitz verwendet technisch notwendige Speichermechanismen, um die Anwendung sicher und benutzerfreundlich bereitzustellen.

Sitzungs-Cookie

Nach der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie verwendet.

Dieses dient dazu:

• den Benutzer während der Nutzung eindeutig zuzuordnen,
• den Anmeldestatus aufrechtzuerhalten,
• geschützte Bereiche abzusichern,
• unberechtigte Zugriffe zu verhindern.

Ohne das Sitzungs-Cookie können die geschützten Bereiche von KiCo Beelitz nicht genutzt werden.

Lokaler Speicher des Browsers

KiCo Beelitz kann Einstellungen und technische Zustände im lokalen Speicher des Browsers speichern.

Hierzu können insbesondere gehören:

• die gewählte Light- oder Dark-Mode-Darstellung,
• die Information, ob ein Einführungshinweis bereits angezeigt wurde,
• Darstellungsoptionen des Speiseplans,
• vorübergehend ausgewählte Datensätze in Verwaltungsansichten,
• die Bezeichnung und technische Kennung eines Scanner-Endgerätes,
• der Standort oder Anzeigename eines Scanner-Endgerätes.

Die lokal gespeicherten Angaben verbleiben grundsätzlich auf dem jeweiligen Endgerät und können über die Browsereinstellungen gelöscht werden.

Keine Werbung oder Reichweitenmessung

KiCo Beelitz verwendet keine Cookies zur personenbezogenen Werbung, Profilbildung oder Reichweitenmessung.

Es werden keine Werbenetzwerke oder Social-Media-Trackingdienste eingesetzt.

Sollten zukünftig technisch nicht notwendige Cookies, Analysewerkzeuge oder eingebettete Inhalte eingesetzt werden, werden diese erst nach einer erforderlichen Einwilligung aktiviert.

16. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für die Festlegung der Speicherdauer gelten insbesondere folgende Kriterien:

• Dauer der Teilnahme an der Essensversorgung,
• Dauer der Zuordnung zu einer städtischen Einrichtung,
• Dauer des Benutzerkontos,
• Erforderlichkeit für Bestellung, Zubereitung, Ausgabe oder Abrechnung,
• Bearbeitung offener Rückfragen oder Beschwerden,
• gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten,
• Erforderlichkeit zur Abwehr oder Aufklärung von Sicherheitsvorfällen.

Benutzerkonten werden gelöscht oder deaktiviert, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Daten eines Kindes werden gelöscht oder anonymisiert, wenn das Kind nicht mehr an der Essensversorgung teilnimmt und die Daten nicht mehr für organisatorische, abrechnungsbezogene oder gesetzliche Zwecke benötigt werden.

Bestell- und Abmeldedaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung, Abrechnung und Dokumentation der Essensversorgung nicht mehr erforderlich sind.

Allergie- und Unverträglichkeitsangaben werden bei einem Widerruf der Einwilligung aus der aktiven Verarbeitung entfernt.

Nachweise über eine erteilte oder widerrufene Einwilligung können so lange gespeichert werden, wie dies zum Nachweis der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung erforderlich ist.

17. Datensicherheit

Die Stadt Beelitz trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder unberechtigter Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS,
• rollenbasierte Zugriffsrechte,
• passwortgeschützte Benutzerkonten,
• sichere Speicherung von Passwort-Hashes,
• Beschränkung administrativer Zugriffe,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,
• regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen,
• Datensicherungen und Wiederherstellungsverfahren,
• Trennung von Benutzerrollen und Zuständigkeiten.

Ein vollständiger Schutz vor sämtlichen denkbaren Risiken kann bei elektronischer Datenverarbeitung jedoch nicht garantiert werden.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Soweit personenbezogene Daten eines minderjährigen Kindes betroffen sind, können diese Rechte durch die gesetzlichen Vertreter des Kindes wahrgenommen werden.

Zur Ausübung der Rechte können sich betroffene Personen an die Stadt Beelitz oder die behördliche Datenschutzbeauftragte wenden.

19. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO verarbeitet werden, besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Die weitere Verarbeitung kann dennoch zulässig sein, wenn zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung bestehen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

20. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Für die Stadt Beelitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz
und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203 356-0
Telefax: 033203 356-49
E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

21. Automatisierte Bestellungen und Entscheidungen

KiCo Beelitz führt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO durch.

Automatische Essensbestellungen beruhen auf Einstellungen, die durch Eltern, Sorgeberechtigte oder berechtigte Beschäftigte festgelegt wurden.

Automatisch erzeugte Bestellungen können im Rahmen der geltenden Fristen für einzelne Tage geändert oder storniert werden.

22. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, damit ein Benutzerkonto eingerichtet, ein Kind zugeordnet und die Essensversorgung durchgeführt werden kann.

Ohne die erforderlichen Konto-, Zuordnungs- und Bestelldaten können einzelne Funktionen oder die gesamte Anwendung nicht genutzt werden.

Die Angabe von Allergien und Unverträglichkeiten ist freiwillig. Ohne diese Angaben kann KiCo Beelitz jedoch keine entsprechenden Warnhinweise anzeigen und keine Allergieinformationen an die zuständige Küche weitergeben.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die Funktionen von KiCo Beelitz, die eingesetzten technischen Verfahren oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils innerhalb von KiCo Beelitz veröffentlichte Fassung. Das Datum der letzten Aktualisierung wird auf der Datenschutzseite angezeigt.